Bookingsystem til skolebesøg
Københavns Universitet
bookingsystem til universitet
Udfordringen
Københavns Universitet havde brug for et nyt it-system til booking af besøg fra 50.000 børn og unge årligt. Resultatet blev en bookingportal udviklet af Centic, hvor de enkelte fakulteter kan tage imod booking af mange forskellige typer af besøg i en og samme løsning. Løsningen sikrer både god kommunikation ud mod uddannelsesinstitutionerne og effektiv håndtering internt.

Løsningen

En ny løsning var påkrævet

LIFE – Det Biovidenskabelige Fakultet har i mange år brugt digital tilmelding til besøg fra folkeskoler og gymnasier, og universitetet ville også gerne have digitaliseret processen for de andre fakulteter. Men LIFE’s løsning var udviklet inden for rammerne af fakultetets CMS-løsning, og kunne derfor ikke videreudvikles. Derfor ønskede KU at få udviklet en ny fælles løsning, som var uafhængig af andre IT-systemer på KU.

Fleksibel fælles bookingportal

Den ny løsning blev en fælles portal til booking af forskellige besøg på de naturvidenskabelige fakulteter, Statens Naturhistoriske Museum mm.

Ud mod de besøgende er løsningen opbygget sådan at hver del er fokuseret på en bestemt type af besøg og med det pågældende fakultets designprofil, mens der mod de sekretariater der administrerer besøgene er en fælles backend.

På denne måde er booking af besøg tilpasset den enkelte enheds design og særlige behov, så bookingen er gennemskuelig for lærerne, mens KU samtidig har de økonomiske fordele ved at indkøbe og drifte et fælles system på tværs af de enkelte fakulteter.

Resultatet

Efter nogle måneders testkørsel er de første af fakulteter i drift med det nye fælles bookingsystem, og en række flere er på vej, ikke kun de naturvidenskabelige fakulteter, som var med i projektet fra begyndelsen, men også de samfundsvidenskabelige fakulteter ser ud til at ville tage løsningen i brug.

På de sekretariater, der administrerer de mange besøg vækker bookingsystemet også glæde. Med den nye løsning kan der nu håndteres flere bookinger med de samme medarbejdere, og kommunikationen mellem sekretariat, undervisere, lærere, lokaleadministration mv. sker med langt færre fejl.

Så netto giver bookingsystemet en forbedret kontakt til de kommende generationer af studerende på Københavns Universitet.

Efterfølgende projekter
Siden det første projekt har Centic leveret to andre projekter til Københavns Universitet. Dels et interaktivt campuskort og dels et bestillingssystem til læringscenterets interne trykkeri. Centic har også lavet flere løsninger til Syddansk Universitet og Aalborg Universitet.

Udtalelse fra kunde

“Vi havde en ret kort tidsramme for projektet, og var ret bekymrede for om vi kunne finde en leverandør der kunne nå at løse opgaven. Centic stillede med et effektivt team og en agil tilgang til opgaven, så opgaven blev løst på lidt under den afsatte tid.”

Søren Larsen

Projektansvarlig, LIFE, Københavns Universitet

Eksempler på andre løsninger vi har lavet
Centic som udviklingspartner
Centic har udviklet softwareløsninger til private og offentlige virksomheder siden 2008.